Conditions générales d'utilisation

Temp$caisse est une plateforme SaaS de gestion du temps et de facturation développée par DictIA Inc. Elle est destinée aux PME de services, consultants, agences et équipes professionnelles qui souhaitent centraliser le suivi des heures travaillées, automatiser la facturation TPS/TVQ et suivre leurs encaissements.

Temp$caisse offre les fonctionnalités suivantes, selon le forfait :

• Timer et saisie du temps — Enregistrement des heures en 1 clic, saisie manuelle par client, projet et service.
• Suivi des employés et approbation — Workflow à 3 niveaux : Employé → Gestionnaire → Admin. Approbation des feuilles de temps.
• Banques d'heures — Gestion des heures prépayées par projet, alertes automatiques à 80 %.
• Facturation TPS/TVQ automatique — Génération de factures PDF en 1 clic depuis les heures approuvées, conformes Revenu Québec.
• Suivi des encaissements — Suivi des paiements reçus, en attente et en retard par projet et par client.
• Rapports — Rapports d'heures, de rentabilité et d'encaissements. Export paie et données.
• Gestion de projets et clients — CRUD projets, clients, taux horaires, statuts.
• Import/Export — Excel (XLSX) pour l'ensemble des entités.

Temp$caisse est accessible depuis tout navigateur web moderne, sans installation. L'infrastructure de production est la suivante :

• Stockage persistant : OVH Canada Inc., Beauharnois (Québec) — données chiffrées AES-256 au repos — juridiction québécoise.
• Authentification : Supabase Auth — AWS ca-central-1 (Ontario, Canada).
• Sauvegardes : AWS S3 ca-central-1 (Canada) — transfert documenté par EFVP.
• CDN web : Cloudflare Inc. (États-Unis) — données techniques en transit uniquement.

Engagement fondamental : toutes les données personnelles des utilisateurs stockées de façon persistante demeurent au Canada.

L'accès au service Temp$caisse nécessite la création d'un compte utilisateur. Les renseignements suivants sont collectés à l'inscription :

• Nom et prénom
• Adresse courriel professionnelle
• Nom de l'organisation
• Numéro de téléphone (optionnel)
• Informations de facturation (traitées par Stripe Inc.)

Le Client s'engage à fournir des renseignements exacts, complets et à jour.

Le Client est responsable de la sécurité de ses identifiants de connexion. Les mots de passe sont stockés sous forme hachée (bcrypt). L'authentification multifacteurs (MFA) est disponible et recommandée. Le Client doit notifier DictIA Inc. sans délai à rprp@dictia.ca de tout accès non autorisé à son compte.

Sont notamment interdits :

• Tout usage visant à traiter des données personnelles de tiers sans leur consentement préalable ;
• Toute tentative d'extraction, de rétro-ingénierie ou de contournement des systèmes de Temp$caisse ;
• Tout usage à des fins illicites, frauduleuses ou contraires à la présente législation applicable ;
• Tout partage non autorisé des identifiants de connexion.

Chaque membre de l'équipe dispose d'un rôle définissant ses accès : Administrateur (accès complet), Gestionnaire (projets, approbations, rapports), Employé (saisie du temps et dépenses).

Dans le cadre des présentes CGU, DictIA Inc. agit à titre de responsable du traitement des renseignements personnels collectés aux fins de la fourniture du service Temp$caisse. Le Client agit à titre de responsable du traitement pour les renseignements personnels de ses propres clients et employés saisis dans la plateforme.

• Données d'identification : nom, courriel, téléphone, organisation.
• Données de temps et projets : heures saisies, projets, clients, descriptions, statuts.
• Données de facturation : factures générées, relevés, historique des paiements.
• Données de paiement : informations tokenisées traitées par Stripe Inc. (DictIA Inc. ne stocke aucun numéro de carte complet).
• Données techniques : adresse IP, navigateur, journaux d'accès.

• Chiffrement AES-256 au repos et TLS 1.3 en transit ;
• Authentification multifacteurs disponible ;
• Contrôle d'accès par rôle (moindre privilège) ;
• Journaux d'accès horodatés ;
• Sauvegardes chiffrées au Canada.

DictIA Inc. tient un registre des incidents de confidentialité conformément à la Loi 25. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, DictIA Inc. avise la Commission d'accès à l'information (CAI) et les personnes concernées dans les meilleurs délais.

Conformément à l'article 17 de la LPRPSP, DictIA Inc. a réalisé des Évaluations des Facteurs relatifs à la Vie Privée (EFVP) pour chaque transfert hors Québec.

Les données personnelles des clients sont hébergées au Canada. Aucune donnée personnelle n'est communiquée à HubSpot, Cloudflare ni Stripe sauf dans le strict périmètre de leur service respectif.

À la résiliation du contrat, le Client peut demander l'export de ses données (format XLSX/PDF) dans un délai de 30 jours. Passé ce délai, les données sont détruites conformément au calendrier de conservation.

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, DictIA Inc. ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, incidents, spéciaux ou consécutifs découlant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le service Temp$caisse.

En tout état de cause, la responsabilité totale de DictIA Inc. envers le Client ne peut excéder le montant des frais d'abonnement payés par le Client au cours des trois (3) mois précédant l'événement donnant lieu à la réclamation.

DictIA Inc. ne saurait être tenue responsable de tout manquement à ses obligations résultant d'un événement de force majeure au sens de l'article 1470 du C.c.Q., incluant les pannes d'infrastructure, actes de guerre, cyberattaques d'envergure nationale, catastrophes naturelles ou toute autre cause hors du contrôle raisonnable de DictIA Inc.

L'abonnement est conclu pour une période minimale de 3 mois (période d'engagement). À l'issue de cette période, il se renouvelle tacitement de mois en mois, sauf résiliation conformément aux modalités ci-dessous.

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment, moyennant un préavis de 30 jours envoyé à support@tempcaisse.ca. Aucun remboursement n'est accordé pour la période en cours.

DictIA Inc. peut résilier le contrat avec préavis de 30 jours, ou immédiatement en cas de violation matérielle des CGU, de non-paiement de plus de 30 jours, ou d'utilisation frauduleuse du service.

À la date effective de résiliation, l'accès au service est coupé. Le Client dispose de 30 jours pour exporter ses données. Passé ce délai, les données sont détruites conformément à la politique de conservation.