Guide utilisateur
Temp$caisse — Version 1.0 · Avril 2026 · DictIA Inc.
tempcaisse.ca · support@dictia.ca · 581 996-8471
1. Introduction à Temp$caisse
Bienvenue dans Temp$caisse — la plateforme de gestion du temps, d'approbation des heures et de facturation TPS/TVQ conçue pour les PME de services québécoises.
1.1 Qu'est-ce que Temp$caisse ?
Temp$caisse vous permet de gérer l'ensemble du cycle de vos mandats clients depuis une seule interface :
- Suivre les heures travaillées par projet et par employé (timer 1 clic)
- Approuver les entrées de temps et les dépenses
- Générer des factures TPS/TVQ automatiques en quelques clics
- Gérer vos banques d'heures prépayées
- Produire des rapports détaillés pour vos clients
1.2 Les trois rôles utilisateurs
| Rôle | Qui ? | Accès principal |
|---|---|---|
| Administrateur | Propriétaire ou gestionnaire principal | Accès complet — clients, projets, temps, dépenses, facturation, rapports, équipe, paramètres |
| Gestionnaire | Chef de projet ou responsable d'équipe | Clients, projets, approbations de temps et dépenses, rapports |
| Employé | Membre de l'équipe | Saisie du temps et des dépenses, tableau de bord personnel |
1.3 Comment accéder à Temp$caisse
Temp$caisse est accessible depuis n'importe quel navigateur web moderne via votre URL personnalisée :
https://votre-agence.tempcaisse.ca
2. Connexion et accès à votre compte
2.1 Première connexion
Vous recevrez par courriel une invitation de votre administrateur Temp$caisse. Cliquez sur le lien d'activation pour créer votre mot de passe.
2.2 Options de connexion
Temp$caisse offre trois façons de vous connecter :
| Méthode | Comment faire |
|---|---|
| Courriel + mot de passe | Saisissez votre courriel professionnel et votre mot de passe, puis cliquez sur « Se connecter ». |
| Connexion Google | Cliquez sur « Continuer avec Google ». Aucun mot de passe Temp$caisse n'est requis si votre compte Google est déjà connecté. |
| Connexion Microsoft | Cliquez sur « Continuer avec Microsoft ». Compatible avec les comptes Microsoft 365. |
2.3 Authentification à deux facteurs (2FA)
- 1Accédez à votre Profil (icône en haut à droite)
- 2Cliquez sur « Sécurité » → « Activer l'authentification 2FA »
- 3Scannez le code QR avec Google Authenticator ou Authy
- 4Saisissez le code à 6 chiffres pour confirmer l'activation
2.4 Mot de passe oublié
Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ? ». Un lien de réinitialisation valide 24 heures vous sera envoyé par courriel.
3. Tableau de bord
Le tableau de bord est votre point d'entrée dans Temp$caisse. Il affiche un résumé personnalisé selon votre rôle.
3.1 Ce que vous voyez selon votre rôle
| Rôle | Éléments visibles |
|---|---|
| Administrateur | Heures totales de la semaine (toute l'équipe) · Projets actifs et budgets consommés · Approbations en attente · Factures non payées · Banques d'heures sous seuil d'alerte |
| Gestionnaire | Heures de l'équipe pour la semaine · Projets dont vous êtes responsable · Approbations en attente · État des banques d'heures |
| Employé | Mes heures de la semaine · Mes projets assignés · Statut de mes entrées (approuvées / en attente) |
3.2 Navigation principale
La barre de navigation à gauche donne accès à tous les modules. Le timer actif apparaît toujours en haut de l'interface, accessible depuis n'importe quelle page.
4. Gestion des clients
La section Clients centralise toutes les informations sur vos clients. Chaque projet et facture est associé à un client.
4.1 Créer un nouveau client
- 1Dans la navigation gauche, cliquez sur « Clients »
- 2Cliquez sur le bouton « + Nouveau client »
- 3Remplissez les informations : Nom de l'organisation, Courriel de facturation, Téléphone, Adresse
- 4Cliquez sur « Enregistrer »
4.2 Modifier ou archiver un client
Cliquez sur le nom d'un client pour ouvrir sa fiche. Vous pouvez modifier ses informations, consulter ses projets et factures, ou archiver le client (son historique est conservé).
4.3 Importer des clients depuis Excel
- 1Cliquez sur « Clients » → bouton « Importer »
- 2Téléchargez le modèle Excel fourni
- 3Remplissez le fichier avec vos données
- 4Uploadez le fichier rempli et cliquez sur « Confirmer l'importation »
5. Gestion des projets
5.1 Types de projets
| Type | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Projet standard | Budget en heures et/ou en dollars. Suivi du temps consommé vs alloué. | Mandats à durée déterminée, projets à devis fixe ou en régie. |
| Banque d'heures (forfait prépayé) | Votre client achète un bloc d'heures à l'avance. Temp$caisse décompte les heures au fil du temps saisi. | Clients avec contrat de maintenance mensuelle ou forfait de support. |
5.2 Créer un projet standard
- 1Cliquez sur « Projets » → « + Nouveau projet »
- 2Choisissez le type : « Projet standard »
- 3Sélectionnez le client associé
- 4Définissez : Nom du projet, Responsable, Budget en heures, Taux horaire, Date de début/fin
- 5Cliquez sur « Créer le projet »
5.3 Créer une banque d'heures (forfait prépayé)
- 1Cliquez sur « Projets » → « + Nouveau projet »
- 2Choisissez le type : « Banque d'heures »
- 3Sélectionnez le client et définissez les informations de base
- 4Dans le champ « Heures achetées », entrez le nombre d'heures du forfait (ex. : 40 h)
- 5Définissez le taux horaire et l'alerte de seuil (par défaut à 80 %)
- 6Cliquez sur « Créer la banque d'heures »
5.4 Ajouter des heures supplémentaires à une banque
- 1Ouvrez le projet de type Banque d'heures
- 2Cliquez sur « Ajouter des heures »
- 3Saisissez le nombre d'heures achetées et la date de la transaction
- 4Enregistrez — le solde disponible se met à jour immédiatement
6. Suivi du temps
6.1 Démarrer le timer
Le timer est accessible depuis n'importe quelle page de Temp$caisse, en haut de l'interface.
- 1Cliquez sur le bouton ▶ (Play) dans la barre d'en-tête
- 2Sélectionnez le projet sur lequel vous travaillez
- 3Ajoutez une description de la tâche (facultatif mais recommandé)
- 4Cliquez sur « Démarrer »
Pour arrêter le timer, cliquez sur ■ (Stop). L'entrée de temps est automatiquement enregistrée.
6.2 Saisie manuelle d'une entrée de temps
- 1Cliquez sur « Suivi du temps » dans la navigation
- 2Cliquez sur « + Nouvelle entrée »
- 3Remplissez le formulaire : Projet, Description, Durée, Date, Type de service
- 4Cliquez sur « Enregistrer »
6.3 Vue hebdomadaire
La page Suivi du temps affiche vos entrées regroupées par semaine. Naviguez entre les semaines avec les flèches ← → pour consulter et modifier vos entrées passées.
6.4 Statuts d'une entrée de temps
| Statut | Signification |
|---|---|
| En cours | Le timer est actif — l'entrée n'est pas encore enregistrée. |
| Soumise | L'entrée est enregistrée et en attente d'approbation. |
| Approuvée | Validée par un Gestionnaire ou Administrateur. Prête pour la facturation. |
| Rejetée | Refusée — un commentaire de votre gestionnaire explique la raison. |
7. Approbations
Le module Approbations permet de valider les entrées de temps et les dépenses de votre équipe avant qu'elles ne soient facturables.
7.1 Workflow d'approbation
7.2 Approuver des entrées de temps
- 1Cliquez sur « Approbations » dans la navigation
- 2Consultez la liste des entrées en attente, filtrables par projet, employé ou période
- 3Pour approuver individuellement : cliquez sur ✓ à droite de l'entrée
- 4Pour approuver en masse : cochez plusieurs entrées → cliquez sur « Approuver la sélection »
7.3 Rejeter une entrée
- 1Cliquez sur ✗ à droite de l'entrée à rejeter
- 2Saisissez un commentaire obligatoire expliquant la raison du rejet
- 3Cliquez sur « Confirmer le rejet »
L'employé recevra une notification et pourra corriger et re-soumettre son entrée.
8. Dépenses
Le module Dépenses permet d'enregistrer et de faire approuver les dépenses liées à vos projets.
8.1 Saisir une dépense
- 1Cliquez sur « Dépenses » → « + Nouvelle dépense »
- 2Remplissez : Projet associé, Description, Montant (avant taxes), Date, Type
- 3Uploadez le reçu (PDF, JPG ou PNG)
- 4Cliquez sur « Soumettre »
8.2 Workflow d'approbation des dépenses
| Statut | Signification |
|---|---|
| Soumise | En attente d'approbation par l'administrateur |
| Approuvée | Peut être incluse dans une facture client |
| Remboursée | La dépense a été remboursée à l'employé |
9. Facturation
Le module Facturation génère automatiquement des factures conformes TPS/TVQ à partir des entrées de temps approuvées.
9.1 Créer une facture
- 1Cliquez sur « Facturation » → « + Nouvelle facture »
- 2Sélectionnez le client à facturer
- 3Choisissez la période de facturation (ex. : mars 2026)
- 4Temp$caisse affiche automatiquement toutes les entrées de temps approuvées pour ce client
- 5Sélectionnez les entrées à inclure (toutes ou partiellement)
- 6Vérifiez le récapitulatif : Sous-total, Dépenses, TPS (5 %), TVQ (9,975 %), Total TTC
- 7Cliquez sur « Générer la facture »
9.2 Exporter et envoyer la facture
- « Exporter PDF » — télécharger la facture en format PDF
- « Envoyer par courriel » — envoyer directement au client depuis Temp$caisse
- Copier le lien public de la facture pour le partager
9.3 Statuts d'une facture
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | La facture est créée mais pas encore envoyée. Vous pouvez encore la modifier. |
| Envoyée | La facture a été envoyée au client. Les entrées associées sont verrouillées. |
| Payée | Le paiement a été reçu. Marquez manuellement une facture comme payée une fois le virement reçu. |
| En retard | La date d'échéance est dépassée et la facture n'est pas encore payée. Temp$caisse envoie une alerte. |
9.4 Verrouillage de période comptable
- 1Allez dans « Facturation » → « Périodes comptables »
- 2Cliquez sur « Verrouiller la période » pour le mois concerné
- 3Confirmez le verrouillage
10. Rapports et analytiques
10.1 Rapports disponibles
| Rapport | Contenu | Export |
|---|---|---|
| Heures par projet | Total des heures approuvées par projet, comparé au budget alloué. Taux d'avancement. | Excel / CSV |
| Heures par employé | Total des heures de chaque membre pour une période. Détail par projet. | Excel / CSV |
| Banques d'heures | Solde disponible, heures consommées, taux d'utilisation et alerte de seuil. | Excel / CSV |
| Récapitulatif de facturation | Factures émises, payées et en retard pour une période donnée. | PDF / Excel |
10.2 Générer un rapport
- 1Cliquez sur « Rapports » dans la navigation
- 2Sélectionnez le type de rapport
- 3Définissez les filtres : période, projet(s), employé(s)
- 4Cliquez sur « Générer »
- 5Cliquez sur « Exporter Excel » ou « Exporter CSV » pour télécharger
11. Gestion de l'équipe
11.1 Inviter un nouveau membre
- 1Allez dans « Paramètres » → « Équipe »
- 2Cliquez sur « + Inviter un membre »
- 3Saisissez l'adresse courriel du membre
- 4Sélectionnez son rôle : Administrateur, Gestionnaire ou Employé
- 5Cliquez sur « Envoyer l'invitation »
Le membre recevra un courriel d'invitation avec un lien pour activer son compte. Le lien est valide 72 heures.
11.2 Modifier le rôle d'un membre
Dans « Paramètres » → « Équipe », cliquez sur le nom du membre, modifiez le rôle dans la liste déroulante et cliquez sur « Enregistrer ».
11.3 Désactiver un compte
Lorsqu'un membre quitte votre organisation : ouvrez sa fiche dans « Paramètres » → « Équipe », cliquez sur « Désactiver le compte » et confirmez.
12. Paramètres et personnalisation
12.1 Informations de l'organisation
Dans « Paramètres » → « Organisation », configurez :
- Nom légal de votre organisation (apparaît sur les factures)
- Logo (format PNG/JPG, recommandé 200 × 60 px)
- Adresse de facturation
- Numéro TPS et numéro TVQ (apparaissent sur les factures)
- Courriel de facturation par défaut
12.2 Types de services
Personnalisez la liste des types de services disponibles lors de la saisie du temps dans « Paramètres » → « Types de services ».
12.3 Taux horaires par défaut
Définissez un taux horaire par défaut pour votre organisation, pré-rempli lors de la création d'un projet. Chaque projet peut avoir son propre taux horaire.
13. Profil utilisateur et sécurité
13.1 Modifier ses informations personnelles
- 1Cliquez sur votre avatar en haut à droite
- 2Sélectionnez « Mon profil »
- 3Modifiez votre nom, prénom ou photo de profil
- 4Cliquez sur « Enregistrer les modifications »
13.2 Changer son mot de passe
- 1Dans votre profil, cliquez sur « Sécurité »
- 2Saisissez votre mot de passe actuel
- 3Saisissez et confirmez le nouveau mot de passe
- 4Cliquez sur « Mettre à jour »
13.3 Gérer les sessions actives
Depuis la section « Sécurité » de votre profil, consultez la liste de vos sessions actives (appareils connectés) et révoquez celles que vous ne reconnaissez pas.
14. Résolution de problèmes fréquents
Je ne peux pas modifier une entrée de temps
Les entrées de temps approuvées ou dont la période comptable est verrouillée ne peuvent plus être modifiées. Contactez votre gestionnaire pour demander une correction.
Je ne vois pas un projet dans la liste lors de la saisie
Vérifiez que le projet est actif et que vous y êtes assigné. Un administrateur peut vérifier les permissions du projet.
Mon timer s'est arrêté sans que je l'aie stoppé
Un seul timer peut être actif à la fois. Si vous avez démarré un autre timer depuis un autre onglet ou appareil, le premier s'est arrêté automatiquement.
La facture affiche un mauvais taux de taxe
Les taxes TPS (5 %) et TVQ (9,975 %) sont calculées automatiquement. Si les numéros de taxe n'apparaissent pas correctement, vérifiez les paramètres de l'organisation.
Je ne reçois pas les courriels d'invitation ou de notification
Vérifiez votre dossier de courriers indésirables. Les courriels sont envoyés depuis noreply@tempcaisse.ca — ajoutez cette adresse à vos contacts.
La banque d'heures affiche un solde incorrect
Vérifiez que toutes les entrées de temps du projet ont bien été approuvées. Les heures en statut « Soumise » ne sont pas encore déduites du solde.
15. Glossaire
| Terme | Définition |
|---|---|
| Administrateur | Rôle avec accès complet à toutes les fonctionnalités de Temp$caisse. |
| Approbation | Validation d'une entrée de temps ou d'une dépense par un gestionnaire ou administrateur avant facturation. |
| Banque d'heures | Projet de type forfait prépayé où le client achète un bloc d'heures que votre équipe consomme au fil du temps. |
| Entrée de temps | Enregistrement d'un bloc de travail (heures + projet + description) par un employé. |
| Facturable | Statut d'une entrée de temps approuvée qui peut être incluse dans une facture client. |
| Gestionnaire | Rôle avec accès aux projets, clients, approbations et rapports. Ne peut pas gérer la facturation ni l'équipe. |
| INV-AAAAMM-XXXX | Format du numéro de facture automatique (ex. : INV-202604-0001). |
| Période verrouillée | Période comptable clôturée dans laquelle aucune entrée de temps ne peut être modifiée. |
| Soft-delete | Dans Temp$caisse, les données ne sont jamais supprimées définitivement — elles sont archivées ou désactivées. |
| Tenant | Votre organisation dans Temp$caisse. Chaque client a son propre environnement isolé. |
| Timer | Chronomètre intégré pour enregistrer le temps en cours de travail. |
| TPS | Taxe sur les Produits et Services — 5 % (fédérale), calculée automatiquement sur les factures. |
| TVQ | Taxe de Vente du Québec — 9,975 % (provinciale), calculée automatiquement sur les factures. |
| Workflow | Séquence d'étapes pour valider une action. Ex. : Saisie → Soumission → Approbation → Facturation. |
16. Mentions légales et protection des renseignements personnels
16.1 Informations légales
| Produit | Temp$caisse |
| Entité légale | DictIA Inc. (NEQ 1181949562) |
| RPRP | Allison Rioux |
| Courriel RPRP | rprp@dictia.ca |
| Site web | tempcaisse.ca |
16.2 Vos droits (Loi 25 — LPRPSP)
En vertu de la Loi 25 (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé), vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès à vos renseignements personnels
- Droit de rectification des renseignements inexacts
- Droit à la portabilité de vos données (format structuré et lisible)
- Droit de retirer votre consentement (sans effet rétroactif)
Pour exercer vos droits, écrivez à : rprp@dictia.ca
Consultez notre Politique de confidentialité complète et nos Conditions générales d'utilisation.
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